Греднев Илья о сроках аренды площадки

Как выбрать площадку для проведения корпоративного мероприятия?

Статья написана Гредневым Ильей, соучредителем компании «Заказать Корпоратив», участвовавшим в качестве заказчика, подрядчика, партнера, участника в более, чем в 170 корпоративных мероприятиях.

Все советы, комментарии, примеры написаны от него лично.

В качестве отправного формата рассматривается корпоративное мероприятие с количеством участников свыше 100 человек, запланированное на территории России в городах с населением свыше 50 тысяч жителей. Про организацию небольшого корпоратива в загородном доме, коттедже и всех связанных с этой задачей вопросов можно прочитать в статье по ссылке.

Данная статья не закрывает все нюансы при выборе площадки для корпоратива — это скорее взгляд на самые актуальные запросы и детали, которые наиболее часто встречаются в ходе реализации задач по организации подобных мероприятий.

Греднев Илья наблюдает за выбором площадки под корпоратив
Греднев Илья наблюдает за выбором площадки под корпоратив

Как обычно ищут площадку?

Начинают с выбора известно личных человеку, кому поставлена задача или кто ему поставил, со словами: Позвони сначала туда и туда, где мы сможем отдохнуть, повеселиться нормально..

Очень часто, без четких критериев и понимания, что вообще ищут и зачем!

Затем начинают выбирать по цене, удобству приезда руководства, парковке и другим критериям. Уже во время этих обсуждений обычно подключаются разные другие сотрудники компании и, чем выше ранг, тем быстрее возникают новые вводные, новые советы по расширяющемуся кругу потенциальных мест для проведения корпоратива. Быстро эта задача превращается еще в один бесконечный раунд внутрикорпоративных толканий между разными сотрудниками, отделами — все как обычно)

Дальше происходит классическая история — после разных неструктурированных обсуждений, руководителя достает третьестепенный вопрос по выбору площадки, и он жестко выбирает один из предложенных вариантов.

А потом начинается самое интересное!

Если площадка выбиралась хотя бы с примерным прицелом под определенный формат мероприятия, то всем, кто будет организовывать корпоратив, можно сказать, уже повезло! А если нет? То, после выбора площадки, привлекается профессионал и ему ставится задача: Придумайте нам что-то новое, пафосное и не сильно дорого! (это же наиболее часто формулируемая задача)

Хорошо, если с трудом удается в первый раз осилить все нюансы площадки и создать эмоциональный шедевр, который действительно понравится всем — от руководителя до большинства сотрудников и партнеров компании. Часто после такого «успеха», площадка становится якорным местом для всех событий компании, так как директор с ужасом вспоминает прошлые попытки выбора мест, а тут уже все понятно и вроде руководство площадки так мило улыбается ему. А то, что исполнителям приходится изворачиваться на кончиках пальцев и часто переплачивать за неудобный формат всем подрядчикам, ему может даже в голову и не приходить.

Так проходит год за годом и стонут все сотрудники, исполнители, подрядчики, а крупная, успешная компания, раз за разом проводит свои мероприятия в совершенно не подходящем месте, когда на рынке уже огромное количество намного более современных, технологичных, экономных, и даже более модных мест во всех смыслах!

Мы наблюдаем такое развитие событий уже много лет и все наши советы чаще всего упираются в страдальческие лица сотрудников компании, закатывании глаз, но никто из них не решается подойти к первому лицу и честно сказать о том, что происходит жуткий напряг при каждой организации и перерасход средств, а про имиджевую составляющую в глазах партнеров вообще страшно заикнуться….

Так год за годом работают пафосные площадки с ужасным сервисом, техническим исполнением и, не стесняясь, повышают цены каждый раз — они же пользуются спросом!

Рекомендации Греднева Ильи по выбору площадки для корпоратива
Рекомендации Греднева Ильи по выбору площадки для корпоратива

Как надо выбирать площадку каждый раз правильно?

Необходимо придерживаться следующего алгоритма:

  1. Определиться с главной целью организации корпоративного мероприятия. Если оно посвящено юбилею компании, то очень подробно про все аспекты можно прочитать в статье по ссылке.
  2. На основе целей, утвердить сценарий будущего мероприятия, и кто в нем будет принимать участие — количество сотрудников, партнеров, клиентов, поставщиков компании.
  3. Утвердить 1 и 2 во всех подразделениях компании, согласовать все полученные результаты в единый документ и приступить к бюджетированию, вернее, понять диапазон суммы, которую готово выделить руководство на этот корпоратив.
  4. На основе прошлых мероприятий или, проконсультировавшись со специалистом по организации, выделяемую сумму декомпозировать на обязательные, желательные и прочие статьи. При выполнении этой задачи, обязательно оставьте 10-20% на непредвиденные расходы или возрастающие перерасходы по запланированным статьям. В самом худшем случае, Вы просто не потратите 10% и получите премию от руководства, за экономию выделенных средств. Но, обычно происходит все ровно наоборот, сразу всем заявляется полная сумма, а потом мучительно и с кучей согласований, выделяются две тысячи рублей после потраченного миллиона на промоутера или швейцара в последний час до начала мероприятия.
  5. Только на этом этапе в бюджете всего планируемого мероприятия возникают статьи: аренда площадки и питание гостей.
  6. Нужно снова отнять от этих статей от 15 до 30% и приступить к поиску площадки с учетом всех задач корпоратива.
  7. В процессе переговоров, называть сумму не выше 50% выделяемых на эти две статьи, чтобы можно было спокойно потом оплачивать возрастающие статьи на обслуживание и разные другие фантазии банкетных менеджеров, при этом не нервничать и не заставлять вздрагивать от каждого Вашего звонка руководителя, все финансовые службы, а спокойно работать Вам и всем подрядчикам.
  8. Даже если потом придется оплачивать услуги юриста или других специалистов, помогающих утрясти любые мелочи на площадке — у Вас будет резервная сумма для решения любых возникающих вводных.

Вывод по этому пункту: Если в двух строчках бюджета (аренда и кейтеринг) у Вас условно 100 тысяч рублей, то даже не пытайтесь уговорить площадку, которая сразу заявляет о стоимости от 500 тысяч! Есть только один шанс это сделать, при условии организации партнерского открытого мероприятия, где площадка выступает одним из партнеров, но это совсем другая история, про нее расскажу в отдельной статье.

  1. Теоретически площадки могут пойти на существенные скидки, если у Вас действительно на мероприятии запланировано присутствие медийных персон (политики, блогеры, артисты и пр.), но скорее всего тогда будет условие, что весь контент с Вашего корпоратива станет достоянием интернета. Если руководство готово пойти на это, то, как один из козырей, этот фактор можно использовать на переговорах о стоимости кейтеринга и аренды за место проведения события.
  2. Рекомендую не рассматривать полностью открытые площадки, т.е. где нет возможности укрыться от дождя, ветра, солнца (причин очень много — от причесок женщин, приходящих в беспорядок от малейшего ветра, до полной остановки всего действия от любого дождя). Как только рассматриваем полноценные шатры, навесы, купола, то к ним подходим со всеми критериями, описанными ранее. Отдаем предпочтение закрытым площадкам по следующим причинам:

— сроки принятия решения о дате корпоратива обычно составляют свыше трех месяцев (прогнозировать идеальную погоду в нашей стране на такой период, пока еще никто не научился)

— любой, полностью организованный на природе корпоратив — это увеличение итоговой сметы в два-три-четыре раза. Если Ваша компания готова в лесу или чистом поле создать для себя идеальные условия, то дальше читать эту статью нет смысла.

Критерии выбора площадки от Греднева Ильи
Критерии выбора площадки от Греднева Ильи

Критерии выбора места для мероприятия

Первый и НЕ ПРАВИЛЬНЫЙ обсуждаемый критерий — это поиск площадки в центре мегаполиса!

Транспортная доступность сегодня — очень маловажный фактор и проведение мероприятия в центре города, почти все участники процесса давно воспринимают со знаком минус, а не плюс, как это было когда-то давно, тем более, если площадка дает серьезные скидки за транспортную удаленность за городом, так как большинство гостей давно ездят на своих автомобилях и, при желании, можно организовать трансфер любому количеству гостей — от ближайшего аэропорта, метро до автобусной, ж/д развязки.

Мероприятия в центре очень любят те, кто продает билеты на них, тогда, конечно, люди, как один из факторов, рассчитывают время на дорогу до мероприятия и обратно — этот страх гонит организаторов в самый центр города, чтобы снизить его до нуля.

Но, если Вы заранее приглашаете нужных Вам гостей за город, как ВИП гостей, особенно, когда речь идет о сотрудниках, поставщиках компании, то они НИКОГДА не будут говорить, мол, что им далеко ехать и пр., а наоборот, с удовольствием выберутся из ненавистного им мегаполиса, а если на корпоратив будет возможность взять свою половину, то еще больше будет восторгов!

Какие критерии считаю правильными, для выбора места под корпоратив?

  1. Соответствие площади, подсобных помещений всем задачам события!
  2. Высота потолков для разных задач — выступления артистов, видимости сцены, удобности расположения экранов и других визуальных зон, естественная вентиляция, и вообще — ощущения крупного мероприятия достигается только в просторных залах. Но иногда, под сценарий, нужны именно низкие потолки.
  3. Соответствие логике заложенных событий и возможностей логистики площадки, т.е. если гостям нужно будет заходить, выходить, чтобы это все было удобно. Как и сопутствующие движения с любым оборудованием, реквизитом и пр. (Мы столько раз сталкивались с абсолютно не продуманной логистикой, что, после какого-то действия, гости просто не возвращались в зал — им было проще сесть на машину и покинуть мероприятие, чем идти по катокомбам и лестничным пролетам, по расстоянию, сравнимо с сотнями метров!)
  4. Удобство доставки блюд в зал, чтобы еда не остывала, не заветривалась или, наоборот, не таяла, пока ее подадут из кухни. Усталость официантов, бегающих с каждым бокалом туда-обратно, тоже нельзя не учитывать.
  5. Принудительная общая вентиляция и поддержание нужной температуры во всех помещениях.
  6. Наличие достаточного количества раздельных туалетов. Мы все видели не раз, что супер VIP публика с огромным раздражением стоит в очереди в уборную во время любого концерта или события. Зачем создавать вообще прецедент таких эмоций важным гостям? Как часто они будут убираться во время мероприятия? Гарантируют ли наличие мыла, туалетной бумаги и пр. до конца корпоратива?
  7. Наличие парковки, как можно ближе к входу места события. Красивое платье, фрак, даже обычный костюм, не выглядит лучше после проливного дождя, снега или ветра.
  8. Отсутствие через стенку других залов. Наверное, более страшного, чем накладка двух разнонаправленных мероприятий под одной крышей, трудно представить! Мы сталкивались с похоронами в соседнем зале или очень яркими эмоциональными песнями верующих людей за стеной, но, в любом случае, когда выступают первые лица и партнеры компании, а их заглушают звуки из соседнего зала — это вызывает дискомфорт у всех присутствующих. А еще происходит пересечение аудиторий в фойе, на парковке и других общих местах в этом здании.
  9. Дополнение к предыдущему пункту, вроде этого не надо вообще упоминать, если бы нам не приходилось работать несколько раз в таких условиях — это совмещения двух мероприятий в одном зале! Да, это вроде смешно, но площадки умудряются иногда продать ДВА МЕРОПРИЯТИЯ в один зал… Дальше происходит запланированный кошмар и хаос для всех — только представьте двух перекрикивающих друг друга ведущих или ставящих совершенно разные композиции диджея, как смесь из попсы и шансона.
  10. При задаче экономии бюджета, необходимо обратить внимание на все элементы: звук, свет, оформление столов и стен. Есть площадки отлично оснащенные, т.е. можно зайти и через 5 минут уже вести мероприятие, а есть такие, что Вам предоставляются только голые стены, давно требующие ремонта и практически без мебели… Ставить свет и звук с нуля на большое количество гостей может серьезно увеличить весь бюджет мероприятия!
  11. Готовность заключить договор и подписаться под всеми важными для Вашего мероприятия пунктами. Об этом будет целая глава ниже.
  12. Окружающий внешний пейзаж, вид из окон или вид на конкретную достопримечательность, храм.
  13. Статус, т.е. чтобы всем, кто имеет отношение до, во время и после мероприятия, можно было с гордостью говорить, что мы отметили наш корпоратив там-то! В этом случае, скорее всего, надо будет забыть про остальные критерии выбора.
  14. Мобильность перемещения всего, что находится на территории — от статуй, музыкальных инструментов, до цветов и напольных светильников.
  15. Удобство включения и выключения электричества, звука, освещения, доступность и количество розеток и пр., Чтобы не пришлось бегать одновременно нескольким людям по залу, искать, где включается/выключается свет. Если это будет требоваться для реализации сценария мероприятия.
  16. Соответствие всех технических параметров задачам корпоратива: отличный интернет с wi-fi или, наоборот, система глушения мобильной связи, современный экран или древний проектор, подключения любых звуковых и световых программ, трансформация помещений с пульта или вручную, крепеж декораций на сцене, на потолке и вдоль стен, и многое другое.
  17. Свежесть, чистота всех интерьерных решений от площадки — скатерти, накидки на стулья, ковролин, шторы и многое другое, даже одежда официантов!
  18. Наличие технических входов/выходов в основной зал для работы с оборудованием, выхода артистов и моделей. Есть много мероприятий, когда нужно, чтобы в основной зал въехала машина или вошел робот.
  19. Наличие удобных гримерных для одновременной подготовки нескольких артистов, коллективов — с наличием мебели, туалета, душевых, хорошего освещения, вешалок, зеркал, столов, стульев и пр. Нам приходилось не раз уговаривать артистов переодеваться под дождем или на морозе, так как все мероприятие было на грани срыва из-за отказа площадки предоставить обещанное помещение под гримерную.
  20. Возможность проведения репетиций, саун-чеков и др. в удобное Вам время, а затем и проведения мероприятия. Существует масса ограничений в отелях, пансионатах, площадках, расположенных в жилых домах или вплотную с ними.
  21. Готовность площадки разрешить любые действия на улице и вокруг здания: фейерверки, красные дорожки, холодные фонтаны, раскидывание роз, конфетти и пр.
  22. Готовность площадки разрешить задекорировать все здание, если это необходимо по сценарию — банером, мхом, пайетками, деревом, стеклом и пр.
  23. Есть ли возможность для курения гостям? Как все оборудовано?
  24. 24.Как организована кухня? Уровень и подтвержденные квалификации поваров. Система приема и хранения продуктов, наличие системы учета выхода готовых блюд. Расчет себестоимости. Подтвержденные договора с нужными поставщиками деликатесов, специй, алкоголя и прочего сырья. Система видео наблюдения и доступ к ней представителя заказчика мероприятия.
  25. Возможность доставки части угощений самостоятельно — торт, пирожные, национальные блюда, которые на этой площадке не готовятся и пр. Согласовать детали подачи.
  26. Возможность захода любых партнеров на мероприятие с подарками, угощениями, семплингом, чтобы у сотрудников и руководства площадки не возникло желание что-то запрещать в процессе.
  27. Все аспекты, связанные с алкоголем — стоимость по меню площадки, ассортимент, возможность обеспечения на столы самостоятельно или с помощью партнера, который будет угощать гостей и т.д.
  28. Наличие гардероба, количество вешалок и обслуживающего персонала — входит ли это в общую смету или сотрудник будет рассчитывать от каждого гостя получить личное вознаграждение?
  29. Как работает охрана? Сколько человек? Сколько камер и будет ли доступ к ним представителю заказчика в течение всего мероприятия?
  30. Входит ли в стоимость уборка до, во время и после мероприятия?
  31. Адекватность всего персонала и руководителей, с кем будет необходимо взаимодействовать во время проведения корпоратива — несколько человек, отвечающих за работу с Вами готовых включиться в процесс, помочь, подсказать, что и как можно сделать у них. Если есть отзывчивость и готовность к партнерству, это может сгладить даже некоторые недостатки самого помещения, а вот если помещение идеально, но никто не готов идти навстречу, это может вызвать массу неожиданных проблем в сам день мероприятия. Обязательно нужно пообщаться с каждым лично, прежде чем принимать окончательное решение о проведении важного для Вас корпоратива.
  32. При наличии на территории площадки любых дополнительных локаций, мест отдыха и развлечений (баня, бассейн, биллиард, аквапарк, боулинг, SPA и пр.), обязательно уточните стоимость доступа и условий пользования во время корпоратива любыми возможностями для участников Вашего мероприятия (скидки, возможность оплачивать со счета компании или индивидуально каждому).
  33. Наличие поблизости, или на территории площадки, отеля, при условии, что состав гостей будет включать много иногородних участников корпоратива.
  34. Будет очень хорошо, если предоставят возможность до принятия окончательного решения, посетить мероприятие другого заказчика на их территории и посмотреть со стороны, как все проходит.
  35. По возможности, изучить любые отзывы и комментарии специалистов по организации мероприятий. Хотя и отзывы гостей тоже могут быть полезными с разных сайтов, гугл и яндекс карт.
  36. Совокупная стоимость, включающая все нужные услуги, на нужных Вам условиях оплаты (с НДС или без), станет окончательным критерием для принятия решения о сотрудничестве именно с этой площадкой. Только получив договор со всеми деталями и графиком платежей, Вы можете сравнивать пару или несколько площадок окончательно, до этого момента Вы располагаете только туманными обещаниями банкетного менеджера, который затем в любой момент может сказать: Ой, а руководство это не разрешило или Мы этого точно обещать не могли!
Подготовка площадки начинается задолго до прихода гостей
Подготовка площадки начинается задолго до прихода гостей

Источники информации для тех, кто действительно ищет

Все знакомые, кто проводил какие-либо мероприятия.

Конечно, все знакомые из event сферы (организаторы, артисты, поставщики оборудования, рестораторы, фотографы и пр.).

Интернет — разные статьи, справочники (ресторанов, лофтов, банкетных и концертных залов, отелей, загородных домов и пансионатов), группы в социальных сетях и каналы в мессенджерах.

Следующий шаг, после получения множества предложений и просеивания их через нужные критерии для своего мероприятия — это личное посещение и проверка всех, заявленных в рекламных сообщениях, параметров.

Интересные наблюдения:

  1. Чем круче сайт, социальные сети и даже наличие специальных публикаций о площадке на сторонних ресурсах, тем чаще в таких местах цены завышены до предела и с Вас будут пытаться взять деньги за все, что угодно! Доходит до анекдотичных случаев: ДАЖЕ ЗА НЕ ВЫХОД их артистов, официантов, звуковиков и пр. Чаще всего, каждый шаг будет осмечен и больше всего этим грешат сетевые западные бренды (отели, выставочно-концертные залы и пр.).
  2. Чем менее продвинута площадка в сети, тем более она будет сговорчива. При одинаковых параметрах площади, способности кухни, парковки, освещенности, количестве туалетов и пр., итоговая стоимость может различаться в разы. А сам менеджмент и персонал будет в разы лояльнее. Т.е. всем, кто занимается организацией, будет намного комфортнее.
  3. Серьезный минус раскрученных, популярных площадок для проведения мероприятий — это накладки с другими мероприятиями, т.е. нет возможности заранее завести свое оборудование, рекламные материалы, убраться и расставить мебель, часто все необходимые подготовительные действия приходится делать в огромной спешке и с надрывом для всех участников процесса, включая, падающий от усталости, персонал площадки. В такие моменты, конечно, чаще всего, совершается много ошибок у всех.

 

Как должны общаться с Вами представители помещения?

Ниже представлен идеальный список компетенций и навыков со стороны сотрудников площадки:

  • Искренняя радость Администратора и Специалиста при звонке, появлении Клиента на территории, приветливое выражение лиц, в идеале — естественные улыбки.
  • Ухоженный внешний вид, форменная одежда, бейдж с четким указанием должности, соответствующие имиджу предприятия.
  • Отсутствие запаха — табака, тела, еды, дыхания, лекарств, парфюмерии.
  • Полная готовность к звонку и приходу Клиента: чистота и порядок на рабочем месте Специалиста, готовность всех видов оборудования.
  • Готовность принять звонок 24 часа в сутки, это особенно важно для корпоративов где сумма бюджетов свыше 500 тысяч рублей.
  • Обращение к Клиенту по имени, не один раз, а в ходе всего процесса оказания услуги.
  • Уважительное выслушивание пожеланий и опасений Клиента, без перебивания.
  • Желание вникнуть в ситуацию Клиента, максимально понять его запрос и найти наилучшее решение.
  • Понимание, что стоит за словами и поведением Клиента, умение услышать высказанные и невысказанные потребности.
  • До начала оказания услуги детальное согласование с Клиентом услуги, которая будет оказана, продолжительности оказания услуги, ожидаемого результата и цены.
  • Фиксация всех промежуточных договоренностей на хорошем литературном русском языке в мессенджерах или в письмах электронной почты.
  • Объяснение представителем площадки Клиенту пользы, эффектов, результатов от услуги без навязывания своего мнения.
  • Отсутствие спора с Клиентом, мягкое убеждение и обоснование своего мнения.
  • Предоставление достоверной информации об услугах, результатах, специфике и цене, без попыток навязывания не нужных сервисов.
  • Презентация услуг на понятном Клиенту языке, при использовании специальных терминов их понятное объяснение.
  • В процессе оказания услуги разговор с Клиентом о потребностях Клиента (а не о интересах площадки), о задачах Клиента, о том, как эти задачи могут быть решены.
  • В процессе оказания услуги обсуждение с Клиентом событий, тенденций, новинок в индустрии организации мероприятий. Консультирование Клиента и «сопровождение» его в мире event.
  • Отсутствие давления и навязывания при продажах услуг.
  • Использование фраз «Да, я готов», «Да, давайте вместе обсудим», «Да, я с удовольствием» вместо фраз «Я не знаю», «Я не могу», «Так не получится», «Решайте сами» и проч.
  • Корректное общение с коллегами в процессе оказания услуг Клиенту.
  • В конце оказания услуги обсуждение с Клиентом полученного результата и рекомендации по взаимодействию в дальнейшем.
  • Если Клиент не доволен результатом, умение прийти к согласию, возврат части денег за плохо оказанную услугу.
  • Побуждение Клиента запланировать следующее мероприятие на площадке без давления.
  • Красиво и максимально корректно предложить оставить положительные отзывы на сайте, гугл или яндекс картах, других сервисах и социальных сетях.
  • Мастерское владение законами и приемами сервисного поведения, делового этикета и активных ненавязчивых продаж.
Греднев Илья размышления о договоре
Греднев Илья размышления о договоре

Нужен ли договор с площадкой?

Однозначно, ДА!

Как бы Вам хорошо не улыбались, сколько бы Вы раз не ходили в сауну семьями с владельцем площадки, мой вердикт — при хоть немного значимом Вам событии и существенном бюджете, требуйте подписаться под каждым пунктом! Огромное количество разочарований в работе всех площадок и родило весь этот материал. Добавлю небольшой мой диалог с одним из представителей администрации города:

— «Илья, посоветуй мне пожалуйста хорошее место для корпоратива, ты же знаешь сотни ресторанов и банкетных залов.»

— «Именно тебе точно советовать ничего не буду, так как хорошо к тебе отношусь. Выбери с помощью помощников и сильно не переживай за любые косяки со стороны площадки.»

— «Помощники мне так и говорят, что нормальных, кто не косячит, нет, а я звоню к тебе, как к профессионалу!»

— «Я, как профи, и отвечаю, что не хочу ничего советовать, так как мне стыдно за всех, кого я знаю.»

Раздражаясь и повышая тон: — «Ты что издеваешься или почему-то лично мне не хочешь помочь? Что не так?»

Максимально корректно и миролюбиво, спокойно: — «Я как раз искренне уважаю тебя и не хочу даже тень бросить на наши отношения, чтобы посоветовать место, где возникнет разочарование.»

Он, смеясь и с ехидством: — «Ты хочешь сказать, что в городе из тысячи мест нет ни одного нормального, где можно провести корпоратив?»

Грустно и с похоронной интонацией: — «Мне действительно жаль всех достойных жителей этого города, что они не имеют возможности за свои деньги  получить достойный сервис! К сожалению, это мое мнение…»

Город я не стал указывать, но уверен, что многие профессионалы event индустрии в этом диалоге подумали о своем городе.

Большинство площадок будут всеми манипулятивными действиями пытаться отказаться от заключения настоящего договора, где будут четко написаны все их реальные обязательства. Есть даже прямая зависимость — чем больше и популярнее площадка, тем более формальный договор они предложат подписать, в котором есть очень размытые их обязанности и очень четкие цены для клиента за любые действия, в том числе, штрафы за всякие мелочи, но НИКАКИХ штрафов для площадки.

У иностранных управляющих компаний есть практически универсальная отговорка: — «У нас руководство за границей и придется очень долго утверждать эти Ваши незначительные пожелания. Давайте пока подпишем без них наш стандартный договор, а потом разберемся..» Именно так они действуют всегда!

В этой статье я провозглашаю, что постоянно требуйте и улучшайте детализацию договоров с владельцами площадок — тем самым, мы все сможем сделать этот рынок более адекватным, прозрачным, удобным для заказчиков, и со временем получать нормальный сервис!

Лучше понервничать на стадии согласования деталей договора, чем потом хвататься за сердце во время мероприятия и краснеть перед сотрудниками, партнерами, важными медийными гостями.

Принципиальные пункты договора, которые обычно очень не любят подписывать рестораны, банкетные и концертные залы, другие, предоставляющие площадки, особенно те, кто берется все организовать «под ключ»:

  • Выделенный менеджер, представитель на все время работы на площадке — от застройки до выноса последнего промо флайера.
  • Реакция на любые необходимые действия в течение 3-5 минут — уборка разбитого бокала и пр.
  • Четкое соблюдение тайминга всех действий: возможность расстановки оборудования и материалов ночью накануне события, расстановка мебели и обещанное оформление столов, вынос блюд по графику, включение света и звука, включение или выключение кондиционирования, подготовка территории и туалетов заранее, завершение мероприятия до семи утра и многое другое.
  • Четкое, и без двояких толкований, согласование графика платежей, до и после мероприятия.
  • Очень четкие критерии любых штрафных санкций к площадке — этот пункт они больше всего не любят, но и платить за ожидания артистов, гостей, дополнительный трансфер тоже обычно не собираются, которые возникают однозначно по их вине.
  • Наличие своего человека с записью на видео приготовления и подсчета выносимых блюд, напитков. Без этого человека нам пришлось наблюдать огромное количество разборок, вплоть до драк в конце мероприятия.
  • Сразу заложить ОГРОМНЫЙ штраф, если вдруг они надумают перепродать этот день чуть подороже другому заказчику, а Вам вернуть предоплату. Таких ситуаций было очень много в нашей практике.
Греднев Илья о сроках аренды площадки
Греднев Илья о сроках аренды площадки

Сроки бронирования

Ограничения по срокам окончательного планирования, только когда предстоит предновогодний корпоратив — в декабре все лучше площадки и лучшие даты, конечно, пользуются повышенным спросом.

Есть еще три периода повышенного спроса — 23 февраля, 8 марта и майские праздники.

Все остальные месяца года бедны на корпоративные мероприятия и дедлайн принятия решений зависит от других факторов, а нежелания владельца площадки, как можно заранее получить предоплату.

Как примерно формируется срок окончательного решения:

  1. Утвержден ли окончательно сценарий и подходит ли именно эта площадка лучше всего. Если все факторы указывают на нее, то можно заключить договор за любой срок, хоть за год, и внести минимальную предоплату (до 10% от суммы). Еще 30-40% можно внести за пару недель, хотя обычно площадки начинают истерично названивать за месяц-два, мол у нас уже идут запросы и т.д. Но, если в договоре, как уже говорилось ранее, это все отражено, то можно не реагировать на звонки.
  2. Если площадка подбирается с учетом райдера определенных артистов, подрядчиков, партнеров, то пока с ними не будут заключены договора и не отправлена предоплата, то с площадкой может быть только пред договор и минимальный аванс, чтобы она не «ушла» под других заказчиков.
  3. Формируется список гостей, партнеров. Бывает так, что список меняется кардинально, а не 1-2 человека не могут определиться, т.е. колебания между 50 и 250 гостями. При таких вводных, конечно, может потребоваться совершенно другое место для проведения мероприятия.
  4. Имиджевые составляющие — редкие, но все же реальные ситуации, когда приглашается политик, медиа персона, которым очень хочется угодить и, до последнего момента, не понятно, приедет он/она или нет. Когда стоимость пафоса увеличивается в разы, то стоит, конечно, подумать не один раз!
  5. Если площадка обладает уникальными характеристиками для региона, города и весь сценарий, артисты, подрядчики формируются, исходя из параметров площадки, то лучше сразу принять решение о выборе именно этого места и заключить договор и внести предоплату.

На заметку:

  • Большинство артистов, подрядчиков федерального значения, планируют свою работу на два-три квартала вперед, т.е. нанять их за три-четыре недели до мероприятия будет большой удачей, лучше это делать намного раньше.
  • Второй эшелон артистов, подрядчиков живут в горизонте планирования 2-3 месяцев, есть шанс нанять их за несколько недель до мероприятия, но тоже, это редкая удача.
  • Третьего порядка звезды, подрядчики редко расписаны больше, чем на месяц, можно многих спокойно нанимать за три-четыре недели до мероприятия, но если нужен конкретный исполнитель, то лучше связаться с ним, более чем за месяц, и хотя бы устно договориться.
  • Большинство остальных артистов и подрядчиков можно нанимать за 1-2 недели до мероприятия, за исключением уникальных или очень бюджетных исполнителей.
Высота клетки 3,2 м — не все площадки подходят
Высота клетки 3,2 м — не все площадки подходят

Наиболее часто встречающиеся ограничения при аренде мест под корпоратив

Список «неожиданностей», которые поджидают желающих снять в аренду какую-либо площадку (чек-лист, на который стоит обратить внимание):

  1. Очень маленькая пропускная возможность туалетов — мы сталкивались с залами на 250 человек, где были всего ДВЕ совмещенные кабинки.
  2. Отсутствие мест для подготовки артистов. Очень трудно объяснить уставшим и мокрым, только что совершившим чудеса гимнастического искусства или отпрыгавшему парадисту в наряде Верки Сердючки, почему он теперь вынужден перед приездом такси переодеваться в предбаннике, где бегают официанты или вообще на улице на морозе, под дождем… За такие места цена артистами спокойно удваивается, а любые, уважающие себя, вообще отказываются приезжать.
  3. Слабое кондиционирование, обогрев, электрические мощности и отсутствие на территории резервного генератора.
  4. Запрет на поставку любых напитков, алкоголя, даже собственного производства или угощения от партнера и попытка собрать так называемый «пробковый сбор».
  5. Запрет на работу в ночное время или требование оплаты за дополнительные сутки до и после мероприятия, на время подготовки или уборки площадки.
  6. Отсутствие достаточного количества парковочных мест или полное отсутствие.
  7. Отсутствие гардеробных и любых мест хранения ценных вещей, оборудования, выносимых подарков, реквизита.
  8. Невозможность крепежа к сцене, потолку, стенам, полу, т.е. получается, что все конструкции и противовесы нужно строить в зале самостоятельно.
  9. Жесткое ограничение по громкости музыки.
  10. Один вход для всех действий — это очень мешает многим действиям разных сценариев мероприятий, а гостям, находящимся около такого входа, находиться очень некомфортно.
  11. Сверхплотный контроль за всем, что приносят гости, подрядчики — вплоть до составления и утверждения списков всех мелочей, что будут вноситься на территорию.
  12. Наличие колонн посреди зала — они очень мешают расположению столов, рассадке гостей, и затем перекрывают многим обзор происходящего на сцене шоу.
  13. Нежелание руководства площадки заключать подробный договор со всеми заявленными действиями с заказчиком.
  14. Запрет на внос любых продуктов, вплоть до семпленговых раздач от партнеров и торта для юбилея компании.
  15. Отсутствие комнат для курения, VIP переговорок и пр.
  16. Отсутствие площадки на электронных картах, т.е. GPS координаты нужно будет зафиксировать самостоятельно и, возможно, нарисовать детали маршрута для гостей, чтобы затем отправлять в мессенджерах.
  17. Нехватка обслуживающего персонала. Мы организовывали мероприятие на 265 человек (без бумажного договора, но были твердые устные договоренности, даже записанные на диктофон), но руководитель вывел вместо 12, всего 4 официанта — время подачи блюд растянулось на несколько часов, а некоторые из гостей так и ничего не получили на стол за весь вечер. Управляющий потом оправдывался, что мол не поверил, что будет столько гостей.
  18. Заявленное, но не работающее или не соединенное в систему, оборудование, а человека, кто бы это объединил на площадке, нет. В таких ситуациях мы ставили все, что считали нужным свое и получалось иногда смешно, когда на небольшом корпоративе стоят горы неработающих колонок, а звук идет от двух за ними или перед ними.
  19. Навязывание площадкой дополнительных условий к плате за аренду: например в голый зал требуют поставку только «своего» кейтеринга, «своего» поставщика оборудования, «своей» клининговой компании и даже только «своих» артистов или платите за невыход.
  20. Отсутствие дежурного представителя на площадке во время проведения мероприятия. Получается, что случайно разбитый бокал и вызов уборщицы требует «комплементарного» решения и согласования чуть ли не с центральным офисом — этим очень часто грешат отели выше средней звездности с западным менеджментом. Даже если под нажимом удается получить от них некоего менеджера, то толку зачастую от него во время мероприятия ноль, чаще он только мешает.
  21. Часто неоправданно запрещают разного рода эффекты для создания шоу: водяной пар, лазеры, генератор запахов, тумана/дыма, конфетти или снега и многое другое.
Отдельный зал с баром для общения
Отдельный зал с баром для общения

Особые пожелания заказчиков к площадке

Так как корпоративное мероприятие зачастую воплощает в себе самые разные имиджевые и пиар задачи, то заказчики бывают очень и очень креативными людьми, желая воплотить целый спектр идей в одном событии.

Список редких пожеланий, которые многие из читателей могут взять на вооружение, при организации собственных корпоративов:

  1. Комната или несколько для конфиденциальных переговоров, для возможности руководству уединиться с избранными участниками корпоратива на неопределенное количество времени.
  2. VIP обслуживание определенных гостей, столиков — это значит, что КАЖДЫЙ гость получит высококлассный сервис. Вроде обычное пожелание, но в 15 городах миллионниках России действительно качественно такой сервис могут обеспечить только одна из 100 площадок.
  3. Высадка, посадка гостей или медиа персон с вертолета на близлежащей территории.
  4. Декорирование крыши площадки или близлежащей территории, для съемок с дронов и пр. Один из последних подобных заказов — это желание клиента, чтобы он, подлетая на вертолете, мог показать своим партнерам горящий лозунг своей компании в темноте.
  5. Пожелание сделать определенный ремонт и заменить мебель на время проведения корпоратива.
Про экзотические места для корпоратива
Про экзотические места для корпоратива

Экзотические места для корпоративов

В качестве эпилога к этой статье, так сказать, в качестве приятного бонуса на закуску!

Ночными клубами, лофтами, парками и стадионами с торговыми центрами, искушенных заказчиков уже давно не удивить, но мы все же попробую у Вас вызвать улыбку!

Если Вы решите провести свой корпоратив в месте, явно не готовом к этому, то большинство вышеперечисленных советов, конечно, не применимы, но некоторые все же стоит взять на вооружение, даже если будете выбирать из подобных мест (креативные сценаристы нам предлагали сотни удивительных локаций):

  • Аквапарк
  • Ангар для самолетов
  • Планетарий
  • Зоопарк
  • Музей (где мы провели корпоратив в декабре 2020 года в Москве)
  • Детский сад
  • Свиноферма
  • Заброшенное бомбоубежище
  • Заброшенный на берегу корабль или подводная лодка
  • Работающий консервный завод
  • Мусорка (говорят руководство компании Xerox любило в такой атмосфере креативить!)
  • В небе на борту дирижабля

Конечно, тематические идеи, сценарии для мероприятий, включают в себя сотни разных форматов, оформлений любой из выбранных Вами площадок для проведения корпоратива (в статье Оформление деловых и развлекательных корпоративных мероприятий очень подробно рассказано про разные возможности красиво представить свое мероприятие).

Несмотря на все описанные сложности и становление рынка по предоставлению услуг для корпоративных мероприятий, мы (Event агентство «Заказать корпоратив») прилагаем все наши знания и опыт, чтобы сотрудники компании заказчика смогли полноценно расслабиться, от трудовых будней и получить заряд позитивных эмоций до следующего корпоратива!

Посмотреть десятки роликов с работой наших артистов и подрядчиков на корпоративах можно в YouTube канале.

Для желающих получить полную организацию «под ключ» или заказать только определенных артистов, подрядчиков, предлагаю обратиться в наши социальные сети или по телефону +7 918 028 72 10.

Источник: http://zakazat-korporativ.ru/kak-vybrat-ploshhadku-dlja-provedenija-korporativnogo-meroprijatija/